۱۰ دلیل که نباید از اتوماسیون اداری شرکت همکاران سیستم استفاده کرد + نامه جوابیه شرکت همکاران سیستم

هدف از نوشتن این مقاله تحلیلی، توجه دادن کسب و کارهای کوچک به مشکلاتی است که در اثر بزرگ شدن شرکت های کوچک و تبدیل شدن آنها به غولهای با اینترسی بالا و اصطلاحا “تنبل” ممکن است بوجود آید. و این مشکلات در محصولات آنها منعکس می گردد.

وسوسه رشد سریع و جذب مشتریان زیاد، آفت مخربی برای کسب و کارهای کوچک است. این وسوسه موجب می شود تا به هر نیازی که می تواند مشتری را راضی نگه دارد تا به سوی رقبا نرود و موجب کسب درآمد شود، پاسخ داده شود که این امر، درد سرهای فنی، مالی، حقوقی و در پی آن نارضایتی مشتریان قدیمی، قربانی کردن پیشرفت و توسعه تخصصی و افت کیفی محصولات و خدمات را در پی دارد.

همانطور که می دانیم شرکت همکاران سیستم یکی از شرکتهای مطرح کشور در زمینه فناوری اطلاعات بوده و نام آن در مجامع فناوری همواره شاخص می باشد. این شرکت دارای مشتریان زیاد در سراسر کشور بوده و همواره پشتیبانی وحمایت از آنان را سرلوحه کارهای خود قرار داده است.

یکی از مجموعه های سازمانی بزرگ کشور حدود ۸ سال پیش با انتخاب این شرکت برای اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از تحولات اساسی در نظام اداری خود را رقم زد. نرم افزار اتوماسیون همکاران کاستی هایی هم داشت که همواره با پشتیبانی به موقع شرکت اثر آنها کمرنگ می شد.

سالها گذشت و زمزمه نرم افزار اتوماسیون تحت وب همکاران سیستم به گوش خورد.

تبلیغات شرکت نشان می داد توجه خاصی به این نرم افزار شده است. از طرفی تعدد مشتریان و بازخوردهای آنها و همچنین پیشرفت توانایی های مالی و فنی شرکت این انتظار را به وجود می آورد که در نرم افزار جدید شاهد رفع کاستی های سیستم قبلی و افزایش سهولت کاربری آن باشیم.

این خوشبینی به قابلیت های نرم افزار با توجه به سوابق شرکت همواره وجود داشت تا جاییکه در فروردین سال ۱۳۹۱ طی تفاهم نامه ای با شرکت مقرر شد سیستم جدید در تمام واحدهای آن سازمان در سراسر کشور پیاده سازی شود.

این واحدها به تدریج اقدام به تامین بسترهای مناسب برای شروع پروژه نموده و نهایتا پس از عقد قرارداد و ارائه آموزشهای لازم عملیات تبدیل اطلاعات انجام گرفت. این کار در یکی از واحدهای آن سازمان هم انجام گرفت که در ادامه مشاهدات و ارزیابی اینجانب (چیا چاره خواه) به استحضار خواهد رسید.

۱- بدور ماندن از اتفاقات و نوآوری های روز در سیستم های تحت وب

متاسفانه پس از پیاده سازی سیستم در کمال ناباوری مشاهده شد که نه تنها انتظارات بدیهی همگان از یک سیستم بلوغ یافته برآورد نشد بلکه ضعفها و اشتباهات گذشته به شیوه ای غیرمسئولانه تقویت و تشدید شده است!

این مساله پس از حدود یک ماه از پیاده سازی سیستم روزبروز بیشتر خود را نشان می دهد.

برای مشاهده تصاویر در اندازه اصلی کلیک کنید

می توان گفت که دلیل اصلی این نقصان همانا عدم وجود اراده ای قوی در میان مدیران شرکت برای بهبود مستمر می باشد. مشاهده نرم افزار نشان می دهد که در این چند سال به جای توجه به تحولات اساسی دنیای اتوماسیون و سهولت و اشتراک پذیری دانش سازمانی همواره به نیازهای متنوع و گاه متناقص کاربران متعدد سیستم توجه شده است و سعی شده تمامی آنها به نوعی در سیستم گنجانده شود. در واقع انگار تمام گفته های کاربران مختلف بدون هیچگونه پالایشی در سیستم آورده شده و تلاشی جهت هماهنگ سازی و یا ادغام یا کارشناسی این نیازها انجام نگرفته است.

در حالیکه تمام سیستم ها به سمت هوشمندی و سادگی پیش می روند که مستلزم تلاش بیشتر برنامه نویسان برای تسهیل امور کاربران می باشد اما در برنامه همکاران سیستم به وضوح مشاهده می شود که هیچ تلاشی برای راحتی کاربر انجام نشده است و در واقع کاربر مجبور است گام به گام در کنار برنامه نویس و با دیدگاه او پیش برود. تاجاییکه گاها برای مشاهده و ویرایش چند رکورد کوچک مجبور است همگام با برنامه نویس جداول پایگاه را انتخاب کند ویرایش کند و سپس ثبت کند.

۲- خمودگی سرتاسری

شعور سیستمی به کمترین میزان خود رسیده و خمودگی سرتاسری در جایجای آن مشاهده می شود. جای تعجب است در زمانی که شرکت های پیشرو همواره باید در حال یادگیری سازمانی و سیستمی بوده و پیوسته در حال ارتقای خود باشند، آنگاه شرکت های بزرگ فناوری بلوغ و پختگی خود را از دست داده و کند و کندتر می شوند. به نظر می آید این هم بخشی از دینامیزم و مرحله ای از زندگی شرکت های بزرگ فناوری می باشد. یکی از دلایل این خمودگی همانا عدم وجود بازار رقابتی می باشد.بدیهی است در دنیای رقابت شرکت ها مجبور به ارتقای خود شده و در غیر این صورت چاره ای جز ترک صحنه نخواهند داشت.

۳- دنیای روز اتوماسیون اداری:

در سالهای اخیر به واسطه پیشرفت تکنولوژی های ارتباطی و پردازشی تحولات چشمگیری در عرصه سیستم های اتوماسیون اداری در دنیا رخ داده است. شاید بتوان بخشی از این تحولات را در سیستم دانشی جدید مایکروسافت به نام SharePoint دید. در واقع تلاش تمامی سیستم های اتوماسیون همانا افزایش قابلیت اشتراک پذیری اطلاعات و کارگروهی بر روی نامه ها و مکاتبات بوده است. تلاش آنها بر این است که همکاری های درون سازمانی را افزایش دهند و نهایتا دانش سازمانی بلوغ یافته تری را شاهد باشند. سیستم های اتوماسیون اداری هم به عنوان بخشی از این جریان در راستای اشتراک سازمانی و بلوغ دانشی سازمان گام می نهند.

۴- پیچیدگی های غیر ضروری:

با توجه به تحولاتی که دنیای مفهومی اتوماسیون بوجود آمده، متاسفانه در نرم افزار جدید اتوماسیون همکاران در کمال تعجب مشاهده می شود که به جای تقویت سهولت و اشتراک پذیری اطلاعات و دانش سازمانی، آنچه که بیشتر از همه مورد توجه و تمرکز ویژه قرار گرفته همانا تعریف و تحدید سطوح دسترسی تا ریزترین جزییات می باشد. به گونه ای که مبادا در جایی خطایی از کاربر سر بزند. انگار سیستم بر اساس بی اعتمادی بین مدیران و کارشناسان طراحی شده است.

برای مشاهده تصاویر در اندازه اصلی کلیک کنید

در واقع بوروکراسی سنتی در ادارت ایرانی را به گونه ای سیستماتیک و پیچیده در نرم افزار جدید تعریف نموده اند. برای اولین بار بورکراسی نرم افزار از بورکراسی سنتی پیشی گرفته است. شاید بهتر باشد از لحاظ پیچیدگی نام سیستم را به “سیستم حسابداری اتوماسیون” تغییر داد بهتر باشد!

تلاش مشخصی جهت ایجاد تسریع و تسهیل در امور مشاهده نمی شود. اما به عنوان مثال به “عنوان افراد” در سیستم توجه کافی شده است. مثلا در تعریف نام اشخاص می توان علاوه بر “عنوان فرد” یک “عنوان محترمانه” هم برای او تعریف نمود. شاید در نسخه های آتی نرم افزار “عنوان خیلی محترمانه” هم اضافه شود!!

۵- رابط کاربری:

رابط کاربری در هر سیستمی اولین و مهمترین بخش آن می باشد. توجه به اصول روانشناسی از نیازهای اصلی آن می باشد. توجه به ترکیب رنگها و جانمایی آیکون ها و تفکیک پذیری و چشم نوازی صفحات و پیروی از اصول واحد از اصول اولیه آن می باشد. ارگونومی صفحات باید به گونه ای باشد که در کاربر احساس اعتماد و اطمینان به وجود آید. جهش بین صفحات باید در کمترین سطح صورت گیرد. این همان نیازی است که فناوری آژاکس پوشش می دهد.

از لحاظ بصری هیچگونه شباهت بین سیستم قبل و جدید وجود ندارد و از طرفی پراکندگی آیکون ها استرس کاربر را فزون بخشیده است.

اگر بخواهیم به صورت منصفانه در مورد نرم افزار جدید اتوماسیون قضاوت کنیم، باید گفت که رابط کاربری برنامه کلا نیاز به تحولات اساسی دارد. در سیستم جدید به نظر می آید تعداد انبوهی آیکون به صورت تصادفی در صفحه اصلی برنامه جای داده شده اند. تناسب و سنخیتی بین آیکون های مجاور هم وجود ندارد. تا جاییکه آیکون “خروج” از سیستم به جای قرار گیری در گوشه صفحه، در وسط صفحه خودنمایی می کند. رابط کاربری غیربصری، غیرملموس، پراکنده و غیر ارگونومیک می باشد. به گفته کاربران دبیرخانه از لحاظ روحی خسته کننده بوده و احساس ناامنی ایجاد می کند. ستون ها و سطرها تنظیم نیستند و مرزهای قابل تفکیک ندارند. تمام سطوح برنامه صاف و flat و یکنواخت می باشد و تفکیک واضحی بین بلوک های مختلف اطلاعاتی وجود ندارد.

۶- موارد فنی سیستم:

سالهاست که فرمت و ساختار یک ایمیل همان سادگی و شکل خود را حفظ کرده چراکه نشان داده است توانایی برآورد اصلی ترین نیاز کاربران که همانا مکاتبات سریع می باشد را داراست. از طرفی سیستم های جدید نشان می دهد که همگی در جستجوی افزایش سهولت و سرعت ارتباطات و اشتراک پذیری اطلاعات می باشند.اما آنچه در نرم افزا همکاران اتفاق افتاده همان پیچیده شدن مراحل ایجاد و ارجاع نامه و از طرفی سخت شدن تبادل نامه از طریق ece می باشد. مشکل سرور فاکس که یکی از پایه های اصلی سیستم است کماکان به قوه خود باقی است. علی رغم تلاش کارشناسان شرکت، امکان ارسال اتوماتیک و بدون دردسر فکس و ece وجود ندارد.

برای مشاهده تصاویر در اندازه اصلی کلیک کنید

از لحاظ مفهومی تحلیل های سیستم تا حدود ۶۰ درصد تغییر کرده و به سمت پیچیدگی رفته است. این پیچیدگی را می توان در لغات جدیدی که به مفاهیم سیستم اضافه شده دید : امضا کننده نامه، گیرنده نامه، گیرنده ارجاع ، گیرنده رونوشت اصلی ، گیرنده رونوشت داخلی ، توزیع نامه ، ثبت متقابل ،ثبت ارجاع ، مدرک جدید ، فهرست نامه ها ، کارتابل جاری ، کارتابل یادداشت ، کارتابل حذف ، جستجوی ارجاع ، جستجوی نامه و… که هر کدام در جایی قرار دارند. نمونه ای از آموزش های ارائه شده در مورد سیستم : “این گیرنده آن گیرنده نیست بلکه این گیرنده همان گیرنده اصلی نامه است اما آن گیرنده گیرنده ارجاع نامه است!!” مشاهده می شود که حتی بین لغات تفکیک خاصی صورت نگرفته است.

طبق گزارش کاربران، نامه های کارتابل که مربوط به زمان های گذشته مثلا ۳ ماه پیش می باشد و قبل از آن قابل مشاهده نیست. انگار باید برای تک تک کاربران انتقال کارتابل صورت گیرد.
و نهایتا اینکه سیستم با اعتراض های مختلف کاربران در حال پیاده سازی می باشد.

۷- هر نقطه از دنیا دفتر کار شماست؟! نه، اینطور نیست!

در حالیکه در صفحه مربوط به انوماسیون اداری در وب سایت این شرکت، ادعایی مبنی بر تحت وب بودن برنامه وجود دارد اما برای پیش نیاز، نیاز به نصب انواع و اقسام برنامه های متنوع و انجام تنظیم های مختلف می باشد. یعنی عملا برنامه وابسته به تنظیمات متعدد می باشد. همچنین این سیستم  نیاز به کلاینت های با توانایی بالا دارد. در غیر اینصورت مشاهده نامه ها به طور محسوس و کسالت آوری کند می باشد. این در حالیست که سیستم اتوماسیون اداری که فقط یک نامه را نشان می دهد نباید نیاز به سیستم قوی داشته باشد.

۸ – امنیت مکاتبات اداری، یک بام و دو هوا!

درحالیکه در جای جای سیستم برای مشاهده نامه فرمت را به آکروبات تغییر می دهد تا مبادا تغییر در نامه رخ دهد که این خود باعث کندی برنامه می شود. اما در کمال تعجب می بینیم که نامه ها را با فرمت word به همراه امضا زنده ایمیل می کند!

۹ – دردسرهای انتقال از سیستم ویندوزی به سیستم اصطلاحا تحت وب:

جدای از زمان بسیار طولانی برای تبدیل پایگاه های اطلاعاتی و انتقال اطلاعات قبلی برای سازمانهایی که نسخه قبلی تحت ویندوز این اتوماسیون را داشته اند، اطلاعات زیادی در حین انتقال (Convert) از بین خواهد رفت  و میبایست سرور نرم افزار قبلی برای احتیاط بیشتر و مبادا نامه ای را درست منتقل نکرده باشد، در محیط سازمان فعال باقی بماند.

 ۱۰ – نوبت شماست.

اگر شما هم از کاربران نرم افزار اتوماسیون همکاران سیستم هستید، نظرتان را با من و دیگر خوانندگان و مخاطبان خوشفکری در  میان بگذارید.

در آخر، پیشنهاد می شود با توجه به مشکلات مطرح شده فوق که تنها بخش کوچکی از ناملایمات این سیستم اتوماسیون اداری است، در صورتیکه اتوماسیون از سیستم های اصلی سازمان یا شرکت شما نمی باشد و نباید این همه زمان و هزینه صرف آن شود، به نظر از سیستم قبلی و یا سیستم های دیگر که قابلیت رفع نیازهای سازمانی را دار می باشد، استفاده نمایید.

ویراستار: سهیل عباسی

جوابیه همکاران سیستم

لازم به ذکر است که در پی انتشار مطلب فوق، شرکت همکاران سیستم جوابیه رسمی تهیه و به مدیریت سایت خوشفکری ارسال کرده است، که متن این جوابیه بدون هیچگونه تلخیص و تحریف به شرح ذیل، در اختیار خوانندگان محترم خوشفکری قرار داده می شود. ما قضاوت را به مخاطبان عزیز واگذار می نماییم:

در تاریخ ۶ شهریور ۹۱، مطلبی با عنوان «ده دلیل که نباید از سیستم اتوماسیون اداری همکاران سیستم استفاده کرد» در سایت خوشفکری منتشر شد. این مطلب به رغم تلاش ظاهری برای تحلیل یک محصول، دارای نقایص و اشتباهات متعددی است که آن را از یک نقد حرفه‌ای جدا می‌سازد. شرکت همکاران سیستم ضمن استقبال از نقد حرفه‌ای و تخصصی و اعتقاد به مزایای آن توجه نویسنده و مخاطبان آن رسانه را به این نکته جلب می‌کند که نقد حرفه‌ای در حوزه تخصصی مانند نرم‌افزار باید مبتنی بر تجربه و دانش مرتبط و بدور از کلی گویی باشد.

بنابراین برای روشن شدن اذهان عمومی مخاطبان و همچنین نویسنده گرامی، پاسخ‌هایی حول محورهای مطرح شده در نوشتار مذکور، تهیه شده است که به شرح زیر ارائه می‌شود.

۱- نوآوری‌ها و فناوری‌های بکار گرفته شده در اتوماسیون تحت وب همکاران سیستم

برخلاف ادعای نویسنده مبنی بر دورماندن اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم از نوآوری‌های روز دنیا، در اتوماسیون تحت وب امکاناتی از قبیل گیشه مکاتبات الکترونیک ارباب رجوع، موتور گردش کار، امضای دیجیتال، احراز هویت دوعامله، ارجاع بین سازمانی، ارسال پیامک، ارتباط با تلفن گویا و کارتابل آفلاین وجود دارد که کاملاً منطبق با نیازهای روز بازار و روندهای جدید تکنولوژی در این محصول قرار گرفته است.

۲- مدیریت نیازمندی‌های جدید کاربران در همکاران سیستم

همانطور که نویسنده محترم نیز اشاره کرده‌اند درخواست‌ها و نیازهای کاربران همواره در جهت بهبود محصولات همکاران سیستم مد نظر قرار گرفته است و این اتفاقا نشان از مسئولیت‌پذیری شرکت در قبال مشتریان محصول خود است. لازم به توضیح است که در شرکت همکاران سیستم، تمامی درخواستهای مشتریان توسط مدیر محصول مربوطه بررسی شده و در کمیته‌های تخصصی با حضور کارشناسان زبده، به دقت ارزیابی می‌شوند و درخواست‌های با تکرار بالا، کاربری عمومی‌تر و ارزش افزوده بیشتر، اولویت بندی و پس از تحلیل و طراحی، در سیستم گنجانده می‌شود.

۳- مقایسه SharePoint مایکروسافت با محصولات اتوماسیون اداری

در بخشی از این نوشتار اتوماسیون اداری همکاران سیستم با محصول SharePoint مایکروسافت مقایسه شده است، در حالیکه متخصصان فناوری اطلاعات می‌دانند که کاربرد محصول SharePoint راه‌اندازی سایت‌های سازمانی برای تسهیم اطلاعات، مدیریت مستندات و انتشار گزارشات می‌باشد نه مدیریت مکاتبات اداری درون و برون سازمانی و از آنجا که در سازمانهای ایرانی مفاهیم مکاتبات اداری جایگاه ویژه ای دارد و موجودیت‌ها، کارکردها و قواعدی خاص و متفاوت از SharePoint در سازمان‌ها و ادارات ما وجود دارد، چنین محصولی قابلیت پاسخگویی به نیازمندی‌های کاربران و مدیران در این بخش را ندارد. بطور مثال ویژگی‌هایی مانند شماره‌نامه یا ارجاع، عطف و پیرو نامه، پاراف و هامش، دبیرخانه و مواردی مشابه آن امکان استفاده از SharePoint به جای اتوماسیون اداری را تقریبا غیرممکن می‌سازد. اگر منظور نویسنده محترم نیاز سازمانهای امروزی به سازماندهی، نگهداری و گردش مستندات است که چنین امکاناتی به راحتی و با امنیت بالا در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم پوشش داده شده است.

۴- شفاف سازی برخی کارکردهای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

امکان تخصیص دسترسی عملیات تا سطح رکوردها از اصول اولیه امنیت در نرم‌افزارهایی است که بطور گسترده در سطح سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. همچنین این امکان از مهم‌ترین معیارهای تهیه نرم‌افزار در سازمان‌ها و ادارات است که در بخشنامه‌ها و آیین نامه‌های رسمی تهیه نرم‌افزارهای اتوماسیون نیز آمده است. کامل بودن شرایط تعریف دسترسی در اتوماسیون اداری همکاران سیستم از نقاط قوت و بلوغ این سیستم است که مشتریان دولتی و خصوصی بسیاری با رضایت کامل از آن استفاده می‌کنند، زیرا تمامی سناریوهای ممکن در سازمان را برای هر سطح کاربری با اختیارات متفاوت پوشش می‌دهد.بدیهی است که میزان استفاده از این امکانات به نوع ساختار سازمانی، روابط رسمی، سطح محرمانگی مستندات و مکاتبات مورد استفاده و نیز انتظارات مدیران یک مجموعه بستگی دارد، اما خاصیت جامع بودن مدیریت دسترسی‌ها موجب می‌شود علاوه بر تعریف ساده سطوح دسترسی در برخی شرکت‌ها، امکان تعیین دسترسی محدودتر با قواعد امنیتی بیشتری را نیز فراهم کند.

همچنین در مورد مثال نویسنده محترم برای عناوین پست‌های سازمانی، باید خاطر نشان کرد که عناوین محترمانه که در تیتر نامه‌نگاری های سازمانی از آن استفاده می‌شود و با عنوان امضای شخص کاملا متفاوت است. (مانند “مدیر محترم واحد…” در عنوان و “مدیر واحد …” در امضا)
در این مطلب همچنین عدم امکان رویت نامه‌های سه ماه قبل به عنوان ایراد سیستم عنوان شده است که این موضوع به هیچ وجه صحت ندارد و امکان جستجو و مشاهده نامه‌ها در بازه‌های زمانی یکماه، سه ماه و بدون محدودیت در سیستم وجود دارد.

لازم به یادآوری است که لزوما تبدیل متن نامه‌ها به فرمت PDF برای برقراری امنیت نامه نیست بلکه هدف اصلی آن در سیستم، سهولت مشاهده و هامش نامه‌ها توسط مدیران سازمان در یک محیط واحد است. اگر چه کاربران این سیستم می‌دانند که در ECE متن نامه از نوع تصویر ارسال می‌شود و دسترسی ارسال ایمیل نیز برای اشخاص خاصی باز است بعلاوه در نسخه جدید امکان امضای دیجیتال نیز فراهم شده است که امنیت مستندات را افزایش می‌دهد.

۵- سهولت کاربری اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم

در رابطه با نکات مطرح شده در مورد سهولت رابط کاربری لازم به ذکر است که با توجه به بازخوردهای دریافت شده از کاربران، در برنامه توسعه آخرین نسخه (سی دی ۷) و همچنین نسخه‌های آتی تمامی سعی و ظرفیت تولید بر بهبود رابط کاربری و ساده سازی آن صورت گرفته است. البته در حال حاضر نیز تمهیداتی برای بهبود رابط کاربری و استفاده از تکنولوژی Ajax در صفحات پرکاربرد انجام شده است که ظاهرا از چشم نویسنده محترم به دور مانده است.

گفتنی است اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، تنها اتوماسیون اداری موجود در بازار است که مجهز به عملیات اتوماتیک است به این معنی که قابلیت تنظیم انجام چندین کار به صورت همزمان با یک دکمه وجود دارد. از طرف دیگر در مورد سختی کار با ECE لازم به ذکر است که این پروتکل برای ارتباط بین نرم‌افزارهای اتوماسیون متفاوت تهیه شده است که روی بستر ایمیل ارسال و دریافت آن انجام می‌شود و مشخصا ارتباطی به سهولت ایمیل ندارد.

در ضمن لازم به ذکر است صرفاً نام بردن پشت سر هم چندین فیلد اطلاعاتی از بخش‌ها و صفحات مختلف سیستم، به معنای پیچیدگی سیستم نیست زیرا هر کدام از این فیلدها مربوط به موجودیت و صفحات متفاوتی است که در آن صفحه معنا دارد. همچنین برخی عناوین ذکر شده از جمله کارتابل جاری، یادداشت شده‌، پیگیری و خاتمه یافته معادل‌سازی شده امکاناتی مشابه در نرم‌افزارهای روز و رایج مورد اشاره نویسنده هستند مانند عناوین inbox، draft، sent items، و deleted items که همه کاربران ایمیل به خوبی با آنها آشنایی دارند و نیاز به توضیح بیشتری نیست.
همچنین ذکر این نکته نیز لازم است که ابزارها و برنامه‌های جانبی نصب شده که در این نوشتار از آنها نام برده شده است تنظیمات موردنیاز مرورگر IE (Internet Explorer) است که بسیاری از سایت‌ها و تمامی محصولات اتوماسیون اداری موجود در بازار به آن نیاز دارند تا سیستم اتوماسیون اداری به عنوان Trusted Site انتخاب شود تا امکان برقراری ارتباط امن با نرم‌افزار وجود داشته باشد که البته این مورد نیز در نسخه جدید به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. اما ابزارهای جانبی Adobe readerو Converter برای مشاهده متن نامه‌های از نوع PDF و نیز تبدیل نامه های با فرمت Word به PDF ضروری هستند تا مدیران و کاربران سازمان بتوانند به سهولت نامه‌ها را در یک نمایشگر و با یک فرمت واحد مطالعه و مدیریت کنند.
خوشبختانه در هیچ بخشی از نرم‌افزارهای همکاران سیستم نیازی به مراجعه کاربر به پایگاه داده جهت ویرایش یا حذف رکورد وجود ندارد، مگر آنکه کاربری به طور غیر رسمی و پنهانی بخواهد رکورد خاصی را بدون آنکه log تراکنش ثبت شود به صورت دستی ویرایش یا حذف کند که در اینصورت نیز باید دسترسی‌های خاص روی سرورهای سازمان را دارا باشد.

۶- مقایسه اتوماسیون تحت ویندوز و تحت وب همکاران سیستم و خدمات کانورت

علاوه بر مزایای بالقوه سیستم های تحت وب، اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم ضمن پوشش دهی کامل کارکردهای اتوماسیون اداری ویندوزی امکانات بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که عبارتند از : قابلیت اجرا از هر نقطه جغرافیایی و امکان دسترسی آنلاین به کل بخش های نرم افزار، امکان استفاده از کارتابل به صورت آفلاین در صورت عدم دسترسی به بستر مناسب ارتباطی، استقلال از پلتفرم و سیستم عامل، مقیاس پذیری در تعداد زیاد کاربر همزمان و حفظ سرعت و کارکرد مناسب در حجم زیاد کار، امکانات خودکار سازی عملیات جهت سهولت کاربری و سرعت بخشیدن به عملیات روزانه شامل عملیات اتوماتیک، مدیریت و قوانین کارتابل، هشدارهای یادآوری و گردش کار، امکان استقرار دبیرخانه مجازی متمرکز، سادگی در تعریف و تغییر ساختار سازمان و پست های سازمانی، رویدادنگاری در سطوح مختلف کم ارزش تا پرارزش ترین عملیات کاربران.
برخلاف تصور نویسنده در مورد کانورت سیستم اتوماسیون تحت ویندوز به اتوماسیون تحت وب نیز لازم به تاکید است که تمامی اطلاعات اصلی سیستم به طور کامل منتقل می‌شود و نگه داشتن سرور قبلی تنها به دلیل برقراری امکان کنترل صحت داده‌های کانورت شده و حصول اطمینان از دیتای کانورت شده توسط مشتری صورت می‌گیرد و پس از تایید مشتری نیز دیگر نیازی به نگهداری سرور قبلی نیست.

در پایان لازم به یادآوری است که در حال حاضر محصول اتوماسیون اداری همکاران سیستم در بیش از ۷۰۰ محیط مشتری اعم از وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و ادارات دولتی تا شرکت‌های بزرگ و کوچک خصوصی استقرار یافته است. مدیریت محصول همکاران سیستم پذیرای نظرات و پیشنهادات منطقی کاربران محترم این سیستم و سایر نرم افزارهای همکاران سیستم از طریق کانالهای متداول و مرسوم ارتباطی با کارشناسان شرکت است. برای برقراری ارتباط و تعامل بیشتر با شرکت، می‌توانید نظرات و پیشنهادات خود را به آدرس info@systemgroup.net ارسال نمایید.

گفتنی است اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، تنها اتوماسیون اداری موجود در بازار است که مجهز به عملیات اتوماتیک است به این معنی که قابلیت تنظیم انجام چندین کار به صورت همزمان با یک دکمه وجود دارد. از طرف دیگر در مورد سختی کار با ECE لازم به ذکر است که این پروتکل برای ارتباط بین نرم‌افزارهای اتوماسیون متفاوت تهیه شده است که روی بستر ایمیل ارسال و دریافت آن انجام می‌شود و مشخصا ارتباطی به سهولت ایمیل ندارد.

— انتهای جوابیه شرکت همکاران سیستم —